Kako do suradnju u okruženju rada na daljinu

Zbog Covid-19, radna mjesta sada više nego ikad istražuju opcije rada na daljinu, pri čemu neki od njih biraju rad od kuće kao novu normalu. Većina zaposlenika na daljinu kreće se neistraženim teritorijem. Od pronalaženja ravnoteže između posla i privatnog života do održavanja iste razine produktivnosti kao prije, rad od kuće nosi sa sobom mnoge izazove. Između upravljanja svime time, živa interakcija među kolegama se smanjuje, a suradnja pada u drugi plan. Zapravo, prema nedavnom istraživanju koje je proveo Buffer, oko 20% zaposlenika na daljinu širom svijeta smatra usamljenost svojim najvećim izazovom. Štoviše, za one koji rade iz ureda, situacija također nije kao prije. Ograničenja socijalnog distanciranja potiču udaljenost i uvođenje fizičkih barijera, poput zaslona za stolove i pregrada. Ove promjene mogu biti izolirajuće za vaše zaposlenike, kako one na daljinu, tako i one u uredu, i mogu smanjiti suradnju. Važno je poduzeti napore za poboljšanje suradnje i promicanje pozitivnog, timski orijentiranog radnog okruženja. Kako bismo vam pomogli u tome, pripremili smo nekoliko prijedloga u nastavku:

#1 Omogućite interakciju

Kada ljudi rade na daljinu, obično propuste interakciju sa svojim kolegama. Jednostavno nemamo mogućnost brzo svratiti do radnog stola kolege na kratki razgovor. Iako ništa ne može zamijeniti osobnu interakciju, tehnologija se može koristiti za poticanje komunikacije i povezivanja među vašim zaposlenicima. Postoji mnoštvo virtualnih alata poput Slacka, Zooma, Skypea, Google Meeta i slično za održavanje razgovora. Omogućite raspravu u grupnim kanalima i potičite ljude da se međusobno javljaju za posao ili samo za prijateljski razgovor. Također možete uvesti tjedne virtualne sastanke jedan na jedan gdje su dva kolege nasumično uparena za brzu virtualnu kavu ili ručak. To neće samo podići moral, već će i pomoći vašem timu da se osjeća povezano.

#2 Učinkovito upravljajte komunikacijom

Komunikacija je ključna u profesionalnom okruženju. Bez jasnih i sažetih informacija, postaje izazovno dovršiti projekte. Rad na daljinu uvelike se oslanja na tekstualnu komunikaciju, što može dovesti do pogrešnog tumačenja, osobito kada netko koristi kratke, brze poruke. Možda mislite da to štedi vrijeme, ali zapravo može uzrokovati nesporazume. Stoga je preporučljivo oslanjati se na detaljne odgovore i biti što jasniji. Još jedan faktor koji treba uzeti u obzir je način komunikacije. Kao što možda znate, e-pošta nije uvijek najbolji način; zaostatak u pristigloj pošti sigurno je preplavljujući za svakoga. Predlažemo korištenje kombinacije metoda za različite vrste razgovora. Za brze dvosmjerne razgovore ili hitna pitanja, chatovi su najprikladniji. Dok su video pozivi prikladniji za složene povratne informacije i objašnjavanje nečega što bi putem teksta trajalo predugo.

#3 Podrška vodstva i povratne informacije

Kako prelazimo do rad od kuće, naše potrebe se mijenjaju. Promjena radnog okruženja povezana je s novim izazovima; vaš tim može osjećati izolaciju i stoga biti nevoljan do sudjelovanje u suradničkim naporima. U tom slučaju, bilo bi ohrabrujuće do radnike na daljinu ako vodstvo razumije i podržava njihove promjenjive potrebe. Uspostavite sustave za konstruktivne individualne povratne informacije do biste prepoznali pozitivne rezultate zaposlenika i do područja za poboljšanje. Redoviti pregledi od strane menadžera ne samo da stvaraju veću transparentnost, već i pomažu vašim zaposlenicima da se osjećaju podržano. Još jedna prednost je što pomaže menadžerima da budu u toku s aktivnostima i napretkom svojih timova.

#4 Učinite virtualne sastanke učinkovitima

Virtualni sastanci idu ruku pod ruku s radom od kuće. To je isplativ i praktičan način do povezivanje vaših zaposlenika koji rade s različitih lokacija. Ipak, kada je riječ o videokonferencijama, postoji drugačiji skup tehnika i bontona do treba slijediti u usporedbi s osobnim sastancima. Prve stvari do treba razmotriti su vrsta potrebnog softvera, sudionici i vrsta informacija do će se dijeliti. To će pomoći prezentatoru do se pripremi za sastanak. Osim toga, korisno je imati određenog vođu koji upravlja sastankom i vodi ga naprijed; to je posebno važno kod velikih grupa ljudi gdje međusobni razgovori mogu odvući pažnju s dnevnog reda. Na kraju, virtualni sastanci trebaju imati određeno vremensko ograničenje do bi se izbjegle distrakcije i do bi se osiguralo da razgovor ostane na pravom putu.

#5 Uspostavite nove tradicije

Rad na daljinu može biti izolirajući jer propuštamo neformalne uredske prijateljstva koja dolaze s radom u uredu. Kako komunikacija na poslu postaje digitalna, tako bi trebale biti i naše proslave. Uspostavite načine za proslavu važnih događaja i druženje virtualno. Primjer je osnivanje virtualnih klubova poput književnih ili filmskih klubova gdje se vaš tim može povezati kroz hobije. Osim toga, stvorite nove tradicije za izgradnju tima u vašem uredu, poput mjesečnih virtualnih kvizova, natjecanja i drugih igara. To može potaknuti natjecateljski duh, kreativnost i postaviti temelje za buduću suradnju. Na kraju, nije važno kako pokušavate povećati komunikaciju, važno je pružiti svom timu prostor za interakciju o stvarima koje nisu vezane uz posao.

Kako se prilagođavamo novom stanju stvari, moramo osigurati da naš tim ostane motiviran i dobije potrebnu podršku. Ključ je izgraditi snažnu zajednicu i ojačati kulturu vaše tvrtke. U Radius Officeu, naš je cilj pružiti vam alate za prilagodbu novom načinu rada. Bilo da su to namještaj za produktivan kućni ured ili zaštitna oprema za socijalno distanciranje na radnom mjestu, imamo sve što vam treba!