Kako do svoju tehniku arhiviranja

Papirnati dosjei – svi ih mrze. Najbolji scenarij je da samo stvaraju nered. More je da će barem jedan list biti oštećen ili izgubljen. Već smo pisali o tome kako možete poboljšati produktivnost uz pohranu, a sada mnogi uredi prelaze na potpuno bezpapirno poslovanje – odustajući od fizičkih dosjea u korist digitalnih. Dobar sustav; izbjegava nered i ima mnoge ekološke prednosti. No, barem za sada, ta promjena nije potpuno sveobuhvatna. Dakle, ako ćemo se morati nositi s fizičkim dosjeima, mogli bismo barem pronaći dobar način do njihovu organizaciju. Ovaj će vam članak pomoći da poboljšate tehniku arhiviranja na opipljiv i mjerljiv način.

Smislite jednostavan sustav arhiviranja i držite se do

Napravite niz kategorija – računi, računi za plaćanje, bilješke, porezni obrasci itd. Zatim unutar tih kategorija napravite niz podkategorija. Na primjer, račune možete organizirati po imenu klijenta. Abecedno je klasično. Obrnuto abecedno pruža sve prednosti abecednog, s malo začina. Bilo koji način je dobar, sve dok ima smisla do – samo se pobrinite do se držite do sustava koji odaberete. Imati jednu hrpu datoteka organiziranu na jedan način, drugu hrpu organiziranu na drugi način i treću hrpu uopće neorganiziranu nije baš sustav arhiviranja, već niz hrpa.

Odaberite dobro mjesto do rad

Ako radite u uredu, ovo će vjerojatno biti vaš stol, ali ako radite na većem arhiviranju, možda ćete htjeti do neiskorišteni konferencijski stol. Ako radite od kuće, možda ćete htjeti do kuhinjski stol ili neko drugo mjesto s puno radne površine. Bez obzira gdje vam je radna površina, trebali biste se pobrinuti da je čista i uredna. You do oštetiti neke važne datoteke tako da ih bacite na komad stvrdnute svinjske masti.

Koristite boje slobodno

Raznobojni registratori, pregrade, prozirne acetatne folije itd. mogu se činiti nevažnima, ali jarke boje zaista mogu pomoći da se različite kategorije odmah razlikuju. Pretraživanje hrpa dokumenata za jednu specifičnu stvar može postati iritantno, čak i ako je vaš sustav arhiviranja savršen. Dakle, iako se možda ne čini kao velika razlika, što više arhivirate, to ćete više cijeniti kako se mala ušteda vremena brzo zbraja. Opet, najvažnije je da to ima smisla za vas. Osim toga, već smo pisali o tome kako boje mogu utjecati na vaše raspoloženje.

Pobrinite se da imate dobar ormarić za arhiviranje

Jeftino izrađeni ormarić za arhiviranje možda će isprva dobro funkcionirati, ali kako prima sve više i više vaših dragocjenih dokumenata, primijetit ćete da se ladice sve teže otvaraju jer se unutarnji mehanizmi ormarića savijaju i iskrivljuju pod težinom vaših dragocjenih papira. Važno je i odabrati nešto što odgovara vašim potrebama i dostupnom prostoru. Ako nemate puno prostora, preporučujem nešto iz našeg asortimana postolja. Ako tražite nešto veće, preporučujem da pogledate našu ponudu ormarića za arhiviranje.

Pretvorite arhiviranje u naviku

Znam, znam, arhiviranje je grozno, i samo devijanti i neželjene osobe u tome uživaju. Ali to je nužno zlo, a način da se osigura da se to obavi jest da se to radi redovito. Odredite vrijeme svaki tjedan za arhiviranje svih novih papira koji su se nakupili. S vremenom će to postati dio vaše redovne rutine. Tko zna, možda čak počnete cijeniti malu točku stabilnosti u svom životu koju vam nude vaše tjedne sesije arhiviranja.